Le pilotage des marchés publics désigne la gestion et la coordination de l’ensemble du processus d’achat et de réalisation des prestations ou des travaux confiés à des entreprises par une entité publique (administration, collectivité locale, établissement public, etc.). Il s’agit d’une étape cruciale dans la mise en œuvre d’un marché public et vise à garantir la bonne exécution des prestations dans le respect des règles et des objectifs fixés.
Les étapes et éléments liés au pilotage des marchés publics :
Planification et Organisation
Cette étape consiste à établir un planning détaillé du déroulement du marché, en identifiant les différentes phases (consultation, attribution, exécution, etc.) ainsi que les acteurs et leurs responsabilités.
Suivi des Étapes Clés
Le pilotage implique le suivi rigoureux des différentes étapes du marché public, de la publication de l’avis d’appel public à la concurrence (AAPC) à la réception des prestations.
Communication et Coordination
Il est essentiel d’assurer une communication fluide et régulière entre les parties prenantes du marché (acheteur public, entreprises, prestataires, etc.) afin de garantir la bonne compréhension des attentes et des exigences.
Contrôle de la Conformité
Le pilotage implique la vérification régulière de la conformité de l’exécution des prestations avec les spécifications techniques et les clauses du marché.
Gestion des Modifications
En cours d’exécution, il peut être nécessaire d’apporter des modifications au marché (ajustement des délais, des quantités, etc.). Le pilotage consiste à gérer ces modifications de manière formelle et transparente.
Suivi des Engagements Financiers
Le pilotage comprend la gestion des aspects financiers du marché, notamment le suivi des dépenses engagées, l’établissement des situations de travaux ou des demandes de paiement.
Gestion des Risques
Il s’agit d’identifier, d’évaluer et de gérer les risques potentiels liés à l’exécution du marché (retards, non-conformités, litiges, etc.) pour prendre les mesures nécessaires.
Réception des Prestations
Le pilotage inclut la phase de réception, au cours de laquelle l’acheteur public évalue la conformité des prestations par rapport aux spécifications du marché.
Clôture Administrative et Comptable
À la fin du marché, le pilotage implique la clôture administrative et comptable du dossier, incluant notamment la réalisation des opérations de liquidation.
Archivage et Retour d’Expérience
Enfin, le pilotage comprend l’archivage des documents liés au marché et l’analyse des enseignements tirés pour améliorer les futurs processus d’achat public.
Il est important de souligner que le pilotage des marchés publics requiert des compétences techniques, juridiques et organisationnelles, ainsi qu’une bonne connaissance des réglementations en vigueur. Il peut être réalisé en interne par l’entité publique ou être confié à des experts en marchés publics.
Qui pilote un marché public
Le pilotage d’un marché public est assuré par l’entité publique qui a lancé la procédure de passation du marché. Cette entité est généralement désignée comme l’« acheteur public » et peut être une administration, une collectivité territoriale, un établissement public, une entreprise publique, etc.
Les rôles et les responsabilités de l’acheteur public dans le pilotage d’un marché public
Planification et Organisation
L’acheteur public est responsable de la planification et de l’organisation du processus d’achat, de la définition des besoins à la réception des prestations.
Publication de l’Appel d’Offres
Il est chargé de publier l’avis d’appel public à la concurrence (AAPC) qui annonce la mise en concurrence des entreprises pour le marché.
Rédaction du Dossier de Consultation
L’acheteur public doit préparer le dossier de consultation des entreprises (DCE) qui contient toutes les informations nécessaires pour les candidats à la soumission.
Analyse des Offres
Il évalue les offres des entreprises qui ont répondu à l’appel d’offres en se basant sur les critères de sélection préalablement définis.
Attribution du Marché
L’acheteur public prend la décision d’attribuer le marché au(x) candidat(s) retenu(s), en tenant compte des règles de mise en concurrence.
Signature du Contrat
Il est responsable de la signature du contrat avec l’entreprise attributaire du marché. Le contrat détaille les engagements et les modalités d’exécution.
Suivi de l’Exécution
L’acheteur public assure le suivi de l’exécution du marché, en vérifiant notamment que les prestations sont conformes aux spécifications du marché.
Gestion des Modifications
En cas de nécessité, l’acheteur public peut être amené à gérer les modifications apportées au marché (avenants, modifications des délais, des quantités, etc.).
Réception des Prestations
Il procède à la réception des prestations fournies par l’entreprise attributaire du marché. Cette étape consiste à vérifier la conformité des travaux ou des prestations par rapport aux spécifications du marché.
Gestion des Paiements
L’acheteur public est chargé de la gestion des paiements envers l’entreprise attributaire, en fonction des avancements des prestations.
Clôture Administrative et Comptable
À la fin du marché, il assure la clôture administrative et comptable du dossie. Il inclue notamment la réalisation des opérations de liquidation.
Archivage des Documents
L’acheteur public doit veiller à l’archivage des documents liés au marché public. Il garantie la traçabilité et la conservation des informations.
Il est essentiel que l’acheteur public agisse avec rigueur, transparence et conformément aux réglementations en vigueur lors de la mise en œuvre de ces responsabilités.